Het beheren van één business taal
Stel je voor dat je een medewerker bent op de marketingafdeling van een globaal kledingbedrijf genaamd DressWell. Het hogere management van de finance afdeling vraagt je om inzicht te krijgen in hoeveel klanten recentelijk kleding hebben gekocht op je website. Wetende dat je deze taak gemakkelijk kunt voltooien, ook al kost het wat tijd, begin je te werken aan het creëren van een analyse- en inzichten dashboard dat het aantal klanten weergeeft dat je website bezocht heeft en het percentage dat daadwerkelijk artikelen heeft besteld nadat ze kleding aan hun winkelwagentje hebben toegevoegd. Trots laat je het dashboard aan je manager zien wanneer het klaar is. Je manager heeft echter van de finance afdeling de opdracht gekregen om deze klanten in kaart te brengen. Daarom wilde hij niet alleen een overzicht van klanten die via je website hebben besteld, maar ook een overzicht van klanten die hun bestelling hebben geretourneerd, omdat zij niet als klanten kunnen worden beschouwd. Hetzelfde geldt voor klanten die ervoor hebben gekozen om te betalen met een afterpay methode; je hebt ook de klanten die hun betaling nog niet hebben voltooid opgenomen in je dashboard. Deze mensen worden door de finance afdeling niet als klanten beschouwd omdat hun betaling niet is voltooid. Deze verwarring rondom de definitie van een klant zorgt ervoor dat je manager het dashboard afkeurt, waardoor jij opnieuw moet beginnen aan het project met deze nieuwe, aanvullende informatie.
Het probleem in dit scenario had makkelijk vermeden kunnen worden als het begrip ‘klant’ voor elke afdeling correct zou zijn gedefinieerd. Echter kunnen voor verschillende branches, zoals de overheid, verzekeringsmaatschappijen en de gezondheidszorg, de gevolgen ernstiger uitvallen. Om dit te voorkomen kunnen bedrijven overwegen om een ‘business glossary’ te implementeren die een consistente taal binnen de gehele organisatie mogelijk maakt. Wanneer in het hierboven beschreven voorbeeld een business glossary voor het hele bedrijf zou zijn gebruikt, zou de term ‘klant’ zijn gespecificeert, waardoor er geen inconsistenties of verschillen in definities tussen de verschillende afdelingen zouden zijn ontstaan. Een andere mogelijkheid is om voor elke afdeling specifieke business glossaries te creëren. Op die manier zou je, wanneer je een dergelijke taak krijgt toegewezen, weten welke glossary en dus welke definitie je moet gebruiken.
Implementeren van een Business Glossary
Bij het implementeren van een business glossary moet je rekening houden met de doorzoekbaarheid ervan. Zorg ervoor dat je business glossary is ingericht volgens de organisatiestructuur van je bedrijf. Dit voorkomt verwarring bij de gebruiker en vergroot de doorzoekbaarheid. Houd daarnaast de lifecycle management van de zogenaamde ‘business terms’ in de gaten, aangezien definities in de loop der tijd kunnen veranderen. Door wijzigingen bij te houden, blijft er altijd maar één taal binnen de gehele organisatie. Stel stewards aan die deze wijzigingen bijhouden en overweeg om de business glossary (gedeeltelijk) open te stellen voor alle medewerkers. Zo kunnen medewerkers fouten en inconsistenties opsporen en deze vervolgens snel corrigeren.
Denk je dat een business glossary nuttig zou kunnen zijn voor jouw organisatie? Download onze factsheet die je kan helpen bij de implementatie van je eigen business glossary! Neem gerust contact met ons op als er iets niet duidelijk is of als je advies nodig hebt.
